Document Controller (m/w/d)

Einleitung

Die KVT Germany GmbH ist Teil der Koninklijke Van Twist, einem Familienunternehmen, in dem Veränderung seit über 190 Jahren die einzige Konstante ist. Als innovativer Komplettanbieter im Bereich von Energiesystemen entwickeln wir unsere Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich weiter. Unser Ziel ist ein nachhaltiges und kontrolliertes Wachstum, bei dem wir wirtschaftlichen Erfolg mit Verantwortung gegenüber Mensch und Umwelt verbinden.

Als Document Controller (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle innerhalb unserer Projekte und stellen sicher, dass sämtliche Projekt- und technischen Dokumentationen vollständig, korrekt, nachvollziehbar und zum richtigen Zeitpunkt für die jeweiligen Beteiligten verfügbar sind. Dabei koordinieren Sie Dokumenteneinreichungen, Prüfungen, Freigaben und Revisionen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Als Schnittstelle zwischen Project Management, Engineering, Lieferanten und Kunden sorgen Sie für strukturierte Dokumentationsprozesse und tragen damit wesentlich zu einer zuverlässigen und termingerechten Projektabwicklung bei. Unsere Werte: Alle Mitarbeitenden handeln flexibel, lösungsorientiert und engagiert. Dadurch schaffen wir Sicherheit, Vertrauen und Kontinuität für unsere Kunden, Partner sowie Kolleginnen und Kollegen.

Wir schätzen Vielfalt und ermutigen alle qualifizierten Personen, sich zu bewerben.

Aufgaben

• Verwaltung, Registrierung, Verteilung und Archivierung von Projekt- und technischen Dokumentationen

• Sicherstellung der korrekten Versionskontrolle sowie der vollständigen Nachverfolgbarkeit von Dokumenten

• Koordination von Dokumentenprüfungen, Freigaben, Revisionen und formellen Einreichungen

• Einreichung und Verwaltung von Dokumenten über Kundenportale und projektspezifische Plattformen

• Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse, vertraglicher Anforderungen, Kundenvorgaben und geforderter Dokumentenstandards

• Überwachung von Dokumentationsplänen, Fristen und offenen Punkten

• Proaktive Nachverfolgung ausstehender Dokumente und Freigaben bei Projektteams, Lieferanten und weiteren Beteiligten.

• Abstimmung und Koordination zwischen Project Management, Engineering, Kunden, Lieferanten und weiteren Projektbeteiligten

• Prüfung von Dokumentationen auf Vollständigkeit, Qualität und Konformität

• Koordination und Zusammenstellung finaler Dokumentationspakete für die termingerechte Projektübergabe

• Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentenregistern, Vorlagen und Ablagestrukturen

• Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung und Standardisierung unserer Dokumentenmanagementprozesse

Profil

• Erfahrung im Dokumentenmanagement, Revisionsmanagement, in Freigabeprozessen oder in der technischen bzw. Projektdokumentation.

• Idealerweise mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung im Dokumentenmanagement oder in einem vergleichbaren Projektumfeld

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise

• Fähigkeit, mehrere Dokumentationsprozesse und Fristen gleichzeitig zuverlässig zu koordinieren

• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen

• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und konsequente Nachverfolgung offener Punkte

• Klare und professionelle Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Projektteams und weiteren Beteiligten

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Dokumentenmanagementsystemen

• Fähigkeit und Bereitschaft, sich schnell in Kundenportale und projektspezifische Plattformen einzuarbeiten

• Sehr gute Englischkenntnisse, Deutschkenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten

• Attraktives, faires Gehalt

• 30 Urlaubstage, damit du auch mal richtig abschalten kannst

• Flexible Arbeitszeiten und eine angenehme, teamorientierte Arbeitsatmosphäre

• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, unsere Dokumentenmanagementprozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen und technisch geprägten Projektumfeld

• Eine zentrale Schnittstellenfunktion mit direktem Kontakt zu Project Management, Engineering, Kunden und Lieferanten

• Die Möglichkeit, Strukturen, Vorlagen und Prozesse zu verbessern und eigene Ideen einzubringen

• Regelmäßige Teamevents - wir feiern Erfolge zusammen

• Ein offenes, diverses Team, in dem jede Meinung zählt und wir uns gegenseitig unterstützen

• Bei uns gilt: kurze Wege, klare Worte und viel Vertrauen - typisch ,,Dutch way of work''. Wir setzen auf Eigenverantwortung und geben dir den Freiraum, deine Ideen einzubringen